Algemene voorwaarden

1. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en prestaties van Quarescom BV, ongeacht de aard van de dienst (training, coaching, advies, teleprospectie, assessments of netwerkdiensten), behoudens schriftelijk afwijkende afspraken die uitdrukkelijk door beide partijen zijn aanvaard.

Door het aangaan van een samenwerking verklaart de klant (opdrachtgever of deelnemer) deze voorwaarden te hebben gelezen en aanvaard. Eventuele algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij Quarescom BV hier uitdrukkelijk en schriftelijk mee heeft ingestemd.

Quarescom BV behoudt zich het recht voor deze voorwaarden op elk moment te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar via www.quarescom.be. Op lopende overeenkomsten blijft de versie van toepassing die gold op het moment van contractsluiting.

2. Offertes & overeenkomsten

Alle offertes van Quarescom BV zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 kalenderdagen na de datum van uitgifte, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Een overeenkomst komt tot stand op het vroegste van de volgende momenten:

• schriftelijke bevestiging door de klant (per e-mail of ondertekend document), of
• betaling van de voorschotfactuur.

Wijzigingen in de opdracht of uitbreiding van de scope dienen schriftelijk te worden overeengekomen en kunnen aanleiding geven tot een bijgeprijsde offerte.

3. Dienstbeschrijving

Quarescom BV levert diensten in drie pijlers:

3.1 Training, coaching & advies

Quarescom BV verzorgt incompany-trainingen, open opleidingen, individuele coachingtrajecten en adviesopdrachten op het vlak van verkoop, leiderschap en communicatie. De inhoud, duur en modaliteiten worden vastgelegd in de offerte of overeenkomst.

Open opleidingen en events zijn beschikbaar voor individuele inschrijving. Inschrijvingen zijn pas definitief na bevestiging door Quarescom BV en (indien van toepassing) betaling van de inschrijvingsbijdrage.

Quarescom BV behoudt zich het recht voor een open opleiding te annuleren wegens onvoldoende inschrijvingen. In dat geval worden reeds betaalde bedragen volledig teruggestort. De klant heeft in dit geval geen recht op verdere schadevergoeding.

3.2 Ondersteunende diensten

Sales Scan
De Sales Scan is een analyse-instrument waarmee de salescapaciteiten van een team of individu in kaart worden gebracht. Het rapport wordt opgeleverd binnen de in de offerte vermelde termijn. De Sales Scan leidt tot een adviesrapport; de implementatie van aanbevelingen valt buiten de scope, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Sales- of Leadership Assessment
Het Sales Assessment is een individuele evaluatie die wordt ingezet bij aanwervings- of ontwikkelingsprocedures. Resultaten worden uitsluitend gedeeld met de opdrachtgever. De deelnemer ontvangt enkel een rapport indien de opdrachtgever hier uitdrukkelijk voor kiest en de deelnemer hiervoor toestemming heeft gegeven.

Personal Capacity Analysis (PCA)
De PCA is een persoonlijkheids- en capaciteitsanalyse gebaseerd op de Roos van Leary. Er worden zowel een leiderschapsrapport (voor de opdrachtgever) als een deelnemersrapport (voor de betrokkene) opgeleverd. De rapporten zijn strikt vertrouwelijk en worden uitsluitend overgemaakt aan de door de opdrachtgever aangeduide personen.

De PCA is een reflectie-instrument en geen diagnostisch of klinisch instrument. De resultaten mogen niet worden gebruikt als enige basis voor personeelsbeslissingen.

3.3 Quarescom Netwerk

Quarescom Netwerk is een professioneel netwerk voor ondernemers en professionals. Er bestaan zowel gratis als betalende formules. De deelnemingsvoorwaarden en eventuele ledenbijdragen worden vermeld op de website of in een afzonderlijke overeenkomst. Quarescom BV behoudt zich het recht voor de modaliteiten van Quarescom Netwerk te wijzigen of de werking te beëindigen, mits redelijke voorafgaande kennisgeving.

4. Facturatie & betaling

Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. De btw wordt aangerekend conform de geldende Belgische wetgeving.

De volgende betalingsmodaliteiten zijn van toepassing:

• Losse sessies, eendaagse trainingen, open opleidingen, Sales Scan, Sales Assessment en PCA: 100% vooraf gefactureerd, betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum en vóór aanvang van de prestaties.
• Trajecten (meerdaags of meermaands): 25% voorschot bij ondertekening of bevestiging van de overeenkomst, betaalbaar binnen 14 kalenderdagen. Het saldo wordt maandelijks gefactureerd, betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum.
• ProCall: facturatie op basis van het overeengekomen aantal contacten, na afronding van de opdracht of per schijf indien de opdracht over meerdere maanden loopt. Betaling binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum.
• Quarescom Netwerk (betalende formules): conform de op het moment van inschrijving geldende tarieven en betalingstermijnen.

Alle facturen zijn betaalbaar via overschrijving op het rekeningnummer vermeld op de factuur. Betalingen in contanten worden niet aanvaard.

Bij B2B-transacties is schuldvergelijking door de klant uitgesloten, tenzij de schuld door Quarescom BV uitdrukkelijk en schriftelijk erkend is.

5. Annulatie & wijziging door de klant

Omdat Quarescom BV een wederzijds engagement vraagt en capaciteit reserveert, gelden de volgende annulatievoorwaarden:

• Annulatie meer dan 30 kalenderdagen voor aanvang: kosteloos.
• Annulatie tussen 15 en 30 kalenderdagen voor aanvang: 50% van het totale overeengekomen bedrag is verschuldigd.
• Annulatie minder dan 15 kalenderdagen voor aanvang: 100% van het totale overeengekomen bedrag is verschuldigd.
• Vroegtijdige stopzetting van een lopend traject door de klant: het volledige overeengekomen bedrag blijft verschuldigd, tenzij onderling anders overeengekomen.

Voor annulatie van een individuele inschrijving aan een open opleiding gelden dezelfde termijnen, berekend op de inschrijvingsprijs van die deelnemer. Vervanging door een andere deelnemer is mogelijk mits schriftelijke kennisgeving.

Bij ProCall-opdrachten zijn geen annulatiekosten verschuldigd voor nog niet gestarte contacten, mits schriftelijke melding. Reeds uitgevoerde contacten worden steeds gefactureerd.

Quarescom BV behoudt zich het recht voor in uitzonderlijke, aantoonbare gevallen van overmacht (bv. ernstige ziekte of overlijden van de klant of een directe medewerker) van bovenstaande regeling af te wijken, na beoordeling per geval.

6. Annulatie of wijziging door Quarescom BV

Indien Quarescom BV een geplande sessie of opleiding niet kan uitvoeren (bv. door ziekte van de trainer of overmacht), wordt steeds een nieuwe datum voorgesteld in overleg met de klant. Indien dit niet mogelijk is, worden de niet-uitgevoerde prestaties niet gefactureerd of terugbetaald indien reeds betaald.

Bij annulatie van een open opleiding door Quarescom BV wegens onvoldoende inschrijvingen worden reeds betaalde bedragen volledig teruggestort. De klant heeft geen recht op aanvullende schadevergoeding.

7. Intellectuele eigendom

Alle trainingsmaterialen, werkboeken, rapporten (waaronder Sales Scan, Sales Assessment en PCA-rapporten), presentaties, methodieken en andere door Quarescom BV ontwikkelde of ter beschikking gestelde documenten zijn en blijven de exclusieve intellectuele eigendom van Quarescom BV, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

De klant verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor intern gebruik binnen de eigen organisatie. Het is de klant niet toegestaan om de voornoemde materialen:

• te reproduceren, te publiceren of te verspreiden buiten de eigen organisatie,
• te gebruiken voor opleidingsdoeleinden aan derden,
• aan te passen of afgeleide werken te creëren,
• commercieel te exploiteren.

Overtreding van deze bepalingen geeft Quarescom BV het recht een forfaitaire schadevergoeding van minimaal € 2.500 te vorderen, onverminderd het recht op vergoeding van hogere bewezen schade.

8. Vertrouwelijkheid

Beide partijen verbinden zich ertoe om alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de samenwerking ontvangen, discreet te behandelen en niet aan derden door te geven, tenzij met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de andere partij of indien dit wettelijk verplicht is.

PCA-rapporten en assessmentresultaten zijn strikt vertrouwelijk. Quarescom BV deelt deze uitsluitend mee aan de door de opdrachtgever aangeduide personen. De opdrachtgever draagt de verantwoordelijkheid voor een correcte, respectvolle en wettige omgang met deze resultaten.

De vertrouwelijkheidsplicht blijft van kracht na beëindiging van de overeenkomst.

9. Bescherming van persoonsgegevens (GDPR)

Quarescom BV verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR, Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische uitvoeringswetgeving.

De verwerkte gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de overeengekomen diensten (bv. opmaken van PCA-rapporten, uitvoeren van assessments, teleprospectie, communicatie over trainingen) en worden niet aan derden verkocht of verstrekt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienst of wettelijk verplicht.

Bij de uitvoering van assessments en PCA-rapporten worden gevoelige persoonsgegevens (o.a. persoonlijkheidsprofielen) verwerkt. De opdrachtgever staat er voor in dat de betrokken deelnemers hierover geïnformeerd zijn en hun toestemming hebben gegeven, conform de GDPR.

Bij ProCall-opdrachten handelt Quarescom BV als verwerker in opdracht van de klant (verwerkingsverantwoordelijke). De klant garandeert dat de aangeleverde contactgegevens rechtmatig zijn verkregen en dat de betrokkenen kunnen worden gecontacteerd conform de toepasselijke wetgeving (o.a. de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie en de GDPR).

De klant kan zijn rechten (inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar) uitoefenen via welkom@quarescom.be. Quarescom BV beantwoordt dergelijke verzoeken binnen 30 dagen. Voor meer informatie verwijzen we naar het privacybeleid op www.quarescom.be.

10. Klachtenregeling

Eventuele opmerkingen of klachten over de dienstverlening dienen schriftelijk te worden gemeld via welkom@quarescom.be binnen 8 werkdagen na de betrokken prestatie of na ontvangst van het rapport of document. Bij gebreke hieraan wordt de dienstverlening geacht aanvaard te zijn.

Quarescom BV verbindt zich ertoe elke klacht binnen 10 werkdagen te beantwoorden. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de klant niet op.

11. Betalingsachterstand

In geval van niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd conform de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties (zoals gewijzigd).

Bovendien wordt bij laattijdige betaling een forfaitaire schadevergoeding aangerekend van 10% van het openstaande saldo, met een minimum van € 75 en een maximum van € 2.500, onverminderd het recht op vergoeding van hogere bewezen schade.

Bij niet-betaling behoudt Quarescom BV zich het recht voor:

• verdere prestaties op te schorten tot volledige betaling heeft plaatsgevonden,
• de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, zonder dat de klant recht heeft op terugbetaling van reeds betaalde bedragen,
• alle gerechtelijke en buitengerechtelijke invorderingskosten te verhalen op de klant.

12. Aansprakelijkheid

Quarescom BV voert haar opdrachten uit naar best inzicht en vermogen, als een inspanningsverbintenis. Eventuele aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een bewezen grove fout of opzet door Quarescom BV.

De totale aansprakelijkheid van Quarescom BV is in elk geval beperkt tot het bedrag dat de klant voor de betrokken dienst heeft betaald of zou moeten betalen.

Quarescom BV is nooit aansprakelijk voor:

• indirecte schade, gevolgschade, winstderving of reputatieschade,
• schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de klant,
• schade die voortvloeit uit het gebruik of de interpretatie van rapporten (PCA, Sales Scan, Sales Assessment) buiten de aanbevolen context,
• het niet bereiken van verwachte resultaten van trainingen, coaching of advies,
• technische storingen bij online of hybride sessies die buiten de controle van Quarescom BV vallen.

13. Overmacht

Indien Quarescom BV door overmacht tijdelijk verhinderd is de overeenkomst uit te voeren (bv. ziekte van de trainer, overheidsmaatregelen, technische storingen, extreme weersomstandigheden of andere onvoorzienbare omstandigheden buiten de wil van partijen), wordt de uitvoering opgeschort voor de duur van de overmacht.

Beide partijen treden dan in overleg om een passende oplossing te vinden. Indien de overmachtsituatie langer dan 60 kalenderdagen aanhoudt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst te beëindigen voor het nog niet uitgevoerde gedeelte, zonder dat enige schadevergoeding verschuldigd is.

14. Referenties

Quarescom BV behoudt zich het recht voor om de klant als referentie te vermelden (naam, sector en aard van de samenwerking) in commercieel materiaal en op de website, tenzij de klant hier schriftelijk bezwaar tegen maakt. Gedetailleerde inhoud van rapporten of casestudies wordt nooit gedeeld zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.

15. Toepasselijk recht & bevoegde rechtbank

Alle overeenkomsten met Quarescom BV vallen onder het Belgisch recht. In geval van betwisting zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Ieper bevoegd, tenzij dwingende wettelijke bepalingen anders voorschrijven.

Alvorens naar de rechter te stappen verbinden partijen zich ertoe om gedurende minimaal 30 kalenderdagen te goeder trouw te onderhandelen om het geschil in der minne te regelen.

Quarescom BV — Slijpstraat 19, 8957 Mesen — welkom@quarescom.be